ช่วงนี้หลายๆออฟฟิศพากันให้ทีมงานทำงานจากที่บ้าน “Work From Home” หรือ WFH
ซอฟต์แวร์ที่ต้องใช้เพื่อการทำงานจากบ้านนั้นมีหลากหลาย บ้างก็เป็นแอพในมือถือหรือแทบเล็ต บ้างก็เป็นโปรแกรมที่ต้องติดตั้งในคอมพิวเตอร์หรือโน๊ตบุ้ค และบ้างก็เป็นเว็บไซต์ที่เปิดเข้าไปล็อกอินใช้งาน
เราจึงรวบรวมเอา 9 ซอฟต์แวร์ที่คนทำงานจากบ้าน หรือคนเรียนคนสอนออนไลน์ ใช้งานกันมากในช่วงนี้
…
1. ใช้มอบหมาย ติดตาม และรายงานความคืบหน้าของงานภารกิจต่างๆ เช่น
Slack
ใช้โพสต์ข้อความหากันได้คล้ายเฟสบุ้ค (แบบฟรีไม่เกิน 1 หมื่นข้อความ) แต่แบ่งตามแผนกหรือทีมได้ด้วยเครื่องหมาย # และมีระบบเก็บไฟล์ที่เป็นระเบียบ (แบบฟรีไม่เกิน 5GB) รวมถึงมีฟังก์ชั่นคุยเสียงหรือคุยเห็นหน้าแบบกลุ่มได้ฟรีถ้าไม่เกิน 15 คน
Microsoft Team
คล้าย Slack แต่สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมตระกูล Office เช่น Word, Excel ได้ง่ายและเป็นหนึ่งเดียวกัน
Asana
ใช้ฟรีได้ไม่เกิน 15 คนมีเป็นแอพทั้ง Android และ iOS ใช้ดูว่าใครได้รับมอบหมายอะไรไปบ้าง กำหนดส่งเมื่อไร ฯลฯ
Trello
ใช้ฟรีได้ทั้งผ่านเว็บหรือแอพ ใช้ได้ทั้งติดตามงาน และระดมไอเดียต่างๆ ให้ทุกคนช่วยกันเสนอ ไม่ว่าจะเป็นข้อความ รูป หรือลิงค์ต่างๆ มาขึ้นกระดานเดียวกันแบบเป็นระเบียบขั้นตอนเข้าใจง่าย และแบ่งสิทธิได้ว่าใครมีสิทธิเห็นอะไรบ้าง และมีฟีเจอร์ขั้นสูงอีกหลายอย่างถ้าจ่ายเงินเพิ่ม
2. ใช้ประชุมออนไลน์
คุยเสียงหลายๆคน คุยเห็นหน้ากันด้วยหลายๆคน นำตาราง รูป หรือกราฟต่างๆ ขึ้นจอให้เห็นทั่วกันได้ขณะพูดคุย เช่น
…
Google Hangouts Meet
ปกติแล้ว กูเกิ้ลแฮงเอาท์ จะใช้คุย VDO call เห็นหน้ากันแค่ 2 คน แต่ถ้าเป็นรุ่นที่มีคำว่า Meet ต่อท้ายนี้ จะคุยได้หลายคนพร้อมกัน และยังซ้อนภาพหรือรูปกราฟตารางสไลด์ต่างๆไว้ที่ด้านใดมุมใดไปพร้อมกับใบหน้าได้
Hangouts Meet นี้ ยังสามารถใช้เปิดหน้าเว็บหรือหน้ายูทูบไป พร้อมกับคุยเห็นหน้ากันไปได้ด้วย โดยใช้ฟรีได้ไม่เกิน 10 คน โดยมีทั้งใน Android, iOS และเว็บไซต์
Skype
ใช้ได้เช่นเดียวกับ Hangouts แต่บันทึกคลิปการพูดคุยเก็บไว้บน cloud ได้ โดยดูย้อนหลังได้ 30 วัน และใช้ฟรีกับการคุยได้ครั้งละไม่เกิน 10 คน
Zoom
ได้รับความนิยมเพิ่มสูงขึ้นมากในช่วง COVID ระบาด และถูกยอมรับว่าภาพเร็วและลื่นกว่ารายอื่นๆ จึงถูกใช้กันมากทั้งในธุรกิจ และห้องเรียนออนไลน์ซึ่งมีนักเรียนมากๆ ซึ่งรุ่นฟรีก็รองรับผู้เข้าร่วมได้มากถึง 100 คน
“ซูม” นี้สามารถเลือกตั้งค่าได้ละเอียดโดนใจผู้ใช้ เช่นให้ผู้เข้าร่วมรอจนกว่าผู้บรรยายหรือผู้นำการประชุมจะเข้ามา หรือตั้งค่าว่าทุกคนที่เข้าใหม่จะถูกเงียบไมค์ไว้ก่อนจนกว่าผู้นำการประชุมจะกดให้พูดได้ เป็นต้น
3. ใช้เซ็นต์เอกสารออนไลน์
โดยไม่ต้องไปสำนักงาน ไม่ต้องใช้ปากกกาหรือกระดาษใดๆ เช่น…
Adobe Fill & Sign
เป็นแอพที่โหลดฟรีใช้ฟรี มีทั้งใน iOS และ Android จะเซ็นด้วยนิ้วบนจอมือถือคล้ายเวลารับพัสดุก็ได้ แต่จะให้งานดีงานละเอียดกว่านั้น ก็ควรใช้ปากกาเขียนหน้าจอสำหรับมือถือ หรือถ้าทำบนแทบเลต หรือโน๊ตบุ้คที่มีทัชสกรีนได้ก็ยิ่งดี
“อโดบี ฟิลแอนด์ไซน์” นี้ รองรับเอกสารได้ทั้งจากในเครื่อง จากเมล จากเว็บ หรือจะเปิดกล้องมือถือแล้วถ่ายเอกสารเข้ามาเซ็นบนจอก็ยังได้
4. ใช้ควบคุมคอมพิวเตอร์จากระยะไกล เช่น
…
TeamViewer
เป็นแอพบนแทบเลตหรือมือถือ นั่งอยู่ที่บ้าน แต่ใช้งานคอมพิวเตอร์บนโต๊ะเราที่ออฟฟิศได้
ไว้ให้บางงานบางแผนก ที่ต้องใช้คอมพิวเตอร์เครื่องที่อยู่ในสำนักงานของเรา บนโต๊ะเราเท่านั้นจริงๆ
ซึ่งทางออกก็คือลงโปรแกรมประเภทควบคุมระยะไกล (remote control) บนทั้งคอมฯเครื่องนั้น และคอมที่บ้านของเราไว้ก่อน
จากนั้นก็เปิดเครื่องคอมบนโต๊ะนั้นทิ้งไว้ แล้วเปิดคอมฯที่บ้าน เข้าควบคุมคอมที่ทำงาน โดยจะเห็นหน้าจอต่างๆแทบจะเหมือนนั่งอยู่ที่ออฟฟิศ และกดเรียกไอคอนกับไฟล์ต่างๆได้แทบไม่ต่างกัน
…
บริการทั้งหลายนี้ บางรายก็ใช้ฟรี โดยมีเงื่อนไขให้จ่ายเงินเพิ่มเมื่อต้องการฟีเจอร์เพิ่ม หรือต้องการใช้กับทีมงานหลายๆคน และที่สำคัญคือ แต่ละรายแต่ละอย่างก็มีจุดแข็งแตกต่างกันไป
ซึ่งทางที่ดีควรรู้จักตัวเด่นๆของแต่ละเป้าหมายให้ดี และอาจต้องเลือกใช้มากกว่า 1 ตัวขึ้นไป เพื่อให้การทำงานร่วมกันออกมามีประสิทธิภาพที่สุด
ภาพจาก
