Google Docs เพิ่มเครื่องมือแจ้งเตือนทางเมล – ทันทีที่มีการแก้เอกสารแม้เพียงเล็กน้อย

โปรแกรมเอกสาร Google Docs นอกจากมีจุดเด่นที่ใช้ฟรีแล้ว ก็ยังมีอีกจุดเด่นคือสามารถใช้เอกสารเดียวกันได้หลายๆคน เช่นช่วยกันเขียน ช่วยกันแก้ไขเพิ่มเติมตัดทอนต่างๆ

… และล่าสุด Google Docs ก็ได้เพิ่มฟีเจอร์ที่มาส่งเสริมการช่วยกันเขียน นั่นคือเพิ่มระบบ “แจ้งเตือนด้วย e-mail”

เมื่อเอกสารที่เรามีส่วนร่วมอยู่นั้นถูกแก้ไข โดยคนอื่นและมีการบันทึกแล้ว ไม่ว่าจะเล็กน้อยแค่ไหนก็ตาม

ในอีเมลแจ้งเตือนนั้น จะมีรายละเอียดบอกไว้ ว่ามีการแก้ไขเอกสารส่วนไหน โดยใคร และเมื่อใรบ้าง … ช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างละเอียด

ข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์ในเอกสารที่ต้องการความเที่ยงตรงสูง เช่นเอกสารสัญญา ข้อตกลง คู่มือการใช้งาน ไปจนถึงข่าวสารต่างๆ ฯลฯ

ฟีเจอร์นี้จะไม่เปิดอัตโนมัติตั้งแต่ต้น โดยใครที่ต้องการใช้ ต้องไปกดเปิดแจ้งเตือนสำหรับไฟล์นั้นๆก่อน โดยทำผ่านเมนู “Tools” แล้วเลือก “Notification Settings” ใน Google Docs

… การแจ้งเตือนผ่านเมลนี้ ใช้ได้ทั้งกับผู้ใช้ฟรีทั่วไป และแน่นอนว่ากับผู้ใช้แบบจ่ายเงินเช่นแบบองค์กรด้วย เช่น Google Workspace, G Suite Basic, G Suite Business