ลดความ วุ่นวาย ในการทำงาน ด้วยเครื่องมือสื่อสาร ยุคใหม่

ปัญหาปวดหัวอย่างหนึ่งของการทำงานร่วมกันในปัจจุบันคือ เครื่องมือที่ใช้กันอยู่ในชีวิตประจำวันนั้น ไม่ได้ออกแบบมาให้เอื้อกับการทำงานในยุคใหม่เท่าใดนัก เริ่มตั้งแต่เครื่องมือดั่งเดิมอย่างอีเมลที่คนทำงานทุกคนต้องใช้ ถึงแม้ว่ามันจะเป็นเครื่องมือที่ดีในการตามงาน สั่งงาน รวมถึงแจ้งข่าวสารต่างๆ เพราะเมลสามารถเก็บเป็นหลักฐานลงวันที่และเวลาเรียบร้อย รวมถึงสามารถพิมพ์ค้นหาได้ง่ายดาย แต่งานบางอย่างที่มีการอัพเดตบ่อยๆ เกี่ยวข้องกับคนในแผนกจำนวนมาก ประสิทธิภาพของการสื่อสารด้วยเมลจะลดลงตามปริมาณเมลที่มากขึ้น บางทีก็เกิดปัญหาเมลปิงปอง พิมพ์โต้กันไปมา สร้างความรำคาญจนไม่อยากจะอ่านเมลสำหรับผู้ที่อยู่ในวง

ผู้สนทนาสามารถแนบไฟล์ประกอบ จะเป็นไฟล์เอกสารหรือไฟล์รูปภาพเข้าไปเพื่อร่วมการสนทนาก็ได้
ทุกสิ่งที่ถูกแนบลงไปในการสนทนายังสามารถเปิดหน้า All Files เพื่อดูไฟล์ทั้งหมดที่แชร์กันไปมาได้ด้วย

ปัญหาใหญ่หลวงของไลน์ที่คงเจอกันคือ มันไม่เก็บประวัติการคุยครับ เรื่องต่างๆ ที่เคยเจรจาตกลงไว้ในไลน์ ปล่อยทิ้งไว้ไม่กี่วันระบบก็จะลบข้อความของเราทิ้ง ค้นหาไม่ได้ กู้กลับมาไม่ได้ LINE จึงเหมาะสำหรับการคุยเรื่องปัจจุบัน หรือใช้ส่วนตัวเท่านั้น

ส่วนเครื่องมือยุคใหม่ที่คนทำงานในไทยก็ต้องใช้กันคือ LINE แอพฯ แชตที่ไม่ได้ออกแบบให้เหมาะสมกับการทำงานในองค์กรเลย ถึงจะมีข้อดีที่ใครๆ ในไทยก็ใช้ ทุกคนล้วนมีไลน์ สื่อสารได้ง่าย รวดเร็ว แต่ปัญหาใหญ่หลวงของไลน์ที่คงเจอกันคือ มันไม่เก็บประวัติการคุยครับ เรื่องต่างๆ ที่เคยเจรจาตกลงไว้ในไลน์ ปล่อยทิ้งไว้ไม่กี่วันระบบก็จะลบข้อความของเราทิ้ง ค้นหาไม่ได้ กู้กลับมาไม่ได้ LINE จึงเหมาะสำหรับการคุยเรื่องปัจจุบัน หรือใช้ส่วนตัวเท่านั้น บางคนก็เห็นว่าเป็นการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ เอามาใช้เป็นการยืนยันลายลักษณ์อักษรไม่ได้เหมือนอีเมล และสร้างความน่ารำคาญเพราะส่งข้อความได้นอกเวลาทำงาน

แล้วเราจะใช้เครื่องมือตัวไหนให้การสื่อสารภายในองค์กรที่ทำได้ง่าย และมีประสิทธิภาพ วันนี้จะขอคัดมาสัก 2 ตัวให้รู้จักกันครับ

Slack – ศูนย์รวมการสื่อสารในองค์กร
Slack เป็นเครื่องมือสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรโดยเฉพาะ ที่ออกแบบมาเพื่อรวมทุกเรื่องให้อยู่ในเครื่องมือสื่อสารตัวเดียว ลดความวุ่นวายในการใช้อีเมลสั่งงานลง โดย Slack จัดหมวดหมู่การสื่อสารออกเป็น 3 ประเภทหลักคือ

• Channels ห้องสนทนาแบบเปิดสำหรับพูดคุยในประเด็นที่ตั้งไว้ เช่น #Content สำหรับคุยเรื่องเนื้อหาในสื่อของบริษัท หรือ #Accounts สำหรับคุยเรื่องบัญชีของบริษัท ซึ่งการสนทนาที่อยู่ใน Channels นั้นจะเปิดเผยให้สมาชิกทั้งหมดในทีมที่ใช้ Slack ร่วมกันเห็นได้ทั้งหมด ก็เหมาะสำหรับเรื่องที่ต้องการให้โปร่งใส
• Direct Messages การสนทนาแบบ 1-1 ระหว่างผู้ใช้ในทีมด้วยกัน
• Private Groups การสนทนาเป็นกลุ่มที่อ่านได้เฉพาะสมาชิกที่อยู่ในกลุ่มคุยเท่านั้น

ในทุกการสนทนาใน Slack นั้นไม่ได้สื่อสารกันด้วยข้อความอย่างเดียว ผู้สนทนาสามารถแนบไฟล์ประกอบ จะเป็นไฟล์เอกสารหรือไฟล์รูปภาพเข้าไปเพื่อร่วมการสนทนาก็ได้ รวมถึงแปะโค้ดโปรแกรม หรือเขียนโพสต์ยาวๆ แบบจัดย่อหน้าเรียบร้อยลงไปในการสนทนาก็ยังได้ ซึ่งสามารถคุยต่อในลักษณะคอมเมนต์จากไฟล์ที่แนบได้เลย นอกจากนี้ ทุกสิ่งที่ถูกแนบลงไปในการสนทนายังสามารถเปิดหน้า All  Files เพื่อดูไฟล์ทั้งหมดที่แชร์กันไปมาได้ด้วย อ่านคอมเมนต์ของแต่ละไฟล์จากหน้านี้ก็ได้

เนื่องจาก Slack ถูกวางไว้เป็นศูนย์กลางการสื่อสารในการทำงานทั้งหมด มันจึงสามารถผูกเข้ากับบริการอื่นๆ ได้มากมาย เพื่อให้บริการเหล่านี้สื่อสารเข้ามาหาทีมได้ เช่น เชื่อมกับ GitHub เพื่อจัดการโค้ดโปรแกรมเชื่อมกับ Zendesk เพื่อรับแจ้งเตือนจากระบบ Customer Service เชื่อมต่อกับ Twitter เพื่อนำทวีตที่สำคัญมาเข้าห้องสนทนาทันที หรือเชื่อมกับ Pingdom เพื่อแจ้งสถานะเซิร์ฟเวอร์สดๆ สู่การสนทนา

		ฉบับที่ 201 เดือนกันยายน เป้าหมายของ StartUp และการเลือก Exit

ด้วยความยืดหยุ่นของ Slack แถมยังมีแอพฯ ให้ใช้ได้ทั้ง iOS และ Android ทำให้บริการนี้ได้รับความนิยมในองค์กรสมัยใหม่ อย่าง NASA, Adobe, eBay, BuzzFeed เพื่อใช้สื่อสารกันภายในองค์กร โดย Slack นั้นให้บริการฟรีโดยไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้ในทีม แต่จะมีข้อจำกัดที่ค้นหาข้อความสนทนาย้อนกลับไปได้ 10,000 ข้อความ และสามารถผูกกับบริการภายนอกได้ 10 ตัว ซึ่งถ้าต้องการค้นหาย้อนกลับไปได้ทั้งหมด และเชื่อมต่อบริการภายนอกได้ไม่จำกัด ก็จะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่ $6.67 ต่อคนต่อเดือน

แต่ตอนนี้ Slack ก็ยังมีปัญหาเล็กๆ สำหรับการสนทนาเป็นภาษาไทย คือระบบค้นหาจะไม่สามารถค้นคำไทยในรูปประโยคได้ เช่น “ไฟล์งานสุดสัปดาห์นี้” ถ้าจะหาคำว่า “สุดสัปดาห์” จะไม่เจอ ต้องหาว่า “ไฟล์งานสุดสัปดาห์นี้” ไปเลย

Asana – ศูนย์รวมการจัดการงาน
เครื่องมือต่อมาที่เราจะแนะนำในครั้งนี้คือ Asana ครับ เครื่องมือจัดการงานโดยเฉพาะ แนวคิดของ Asana คือ ทุกคนที่ทำงานล้วนต้องมี to-do list หรือรายการสิ่งที่ต้องทำกันอยู่แล้ว (ถึงจะไม่ได้เขียนออกมา ก็ต้องคิดไว้ในหัวเพื่อจัดการงานในแต่ละวันของตัวเอง) ก็แทนที่จะแยกเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำของใครของมัน ก็จับมารวมให้เห็นพร้อมกัน และกระจายงานแยกกันไปทำจะดีกว่า

Asana สามารถใช้งานได้ใน 3 อุปกรณ์หลัก

ความยืดหยุ่นของ Slack แถมยังมีแอพฯ ให้ใช้ได้ทั้ง iOS และ Android ทำให้บริการนี้ได้รับความนิยมในองค์กรสมัยใหม่ อย่าง NASA, Adobe, eBay, BuzzFeed เพื่อใช้สื่อสารกันภายในองค์กร

เพราะฉะนั้นศูนย์กลางของ Asana คือ Task หรืองานต่างๆ ที่จะต้องทำ โดยเจ้า Task นี้ผู้ใช้จะสร้างขึ้นมาเองก็ได้ หรือหัวหน้าทีมจะสร้างและมอบหมายให้ลูกทีมคนต่างๆ ไปทำ ซึ่งในแต่ละ Task นั้นสามารถใส่ข้อมูลได้มากมาย ตั้งแต่ชื่องาน กำหนดเสร็จ แนบไฟล์เข้าไปใน Task ก็ได้ สร้าง Sub-task ขึ้นมาช่วยแยกงานย่อยๆ ออกมา แถมยังมอบหมาย Sub-task ให้คนอื่นดูแลได้อีก และที่สำคัญ ทุก Task ก็จะมีส่วนของการพูดคุยเป็นของตัวเอง ให้สมาชิกที่เกี่ยวข้องกับ Task นั้นได้แลกเปลี่ยนความเห็นระหว่างทำงาน

เมื่อแต่ละ Task มีการพูดคุยเป็นของตัวเอง ใน Asana จึงมีส่วนของ Inbox เพื่อให้เป็นศูนย์กลางดูความเปลี่ยนแปลงใน Task ที่เราไปข้องเกี่ยวด้วย ทำให้ติดตามความเคลื่อนไหวของงานทั้งหมดได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ Asana ยังสามารถจัดการ Task หลายระดับ เพื่อให้ควบคุมและค้นหางานจำนวนมากได้ง่ายขึ้น เริ่มตั้งแต่ Section เอาไว้จัดกลุ่ม Task ที่เกี่ยวข้องให้มองเห็นเป็นเรื่องเดียวกัน ซึ่ง Task และ Section จะถูกรวมไว้ใน Project เพื่อแยกรายการออกจากกัน เช่น โปรเจ็กต์สำหรับเว็บฯ หรือโปรเจ็กต์สำหรับงานโปรดักชั่น และสุดท้าย Project ต่างๆ จะถูกรวมใน Workspace ที่จะแยกสมาชิกออกจากกันเลย สมาชิกของ Workspace หนึ่ง จะมองไม่เห็นงานที่อยู่ในอีก Workspace หนึ่งได้ แต่ผู้ใช้คนหนึ่งสามารถเป็นสมาชิกได้หลาย Workspace ก็อาจจะเป็น Workspace ของบริษัท และ Workspace ของงานฟรีแลนซ์ก็ได้

แน่นอนว่า บริการสมัยใหม่แบบนี้ก็ต้องใช้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพาอย่าง iOS และ Android แถม Asana ยังผูกบริการเข้ากับ Slack ได้ด้วย ทำให้ใช้ 2 บริการควบคู่กันไปได้ แต่ข้อเสียของ Asana ก็เหมือน Slack คือมีปัญหากับการค้นหาภาษาไทยในแบบเดียวกัน แต่ก็เชื่อว่าเราจะไม่ได้ค้นภาษาไทยกันบ่อยนักนะครับ ส่วนใหญ่ Keyword มักเป็นภาษาอังกฤษกันทั้งนั้น

Asana นั้นให้บริการฟรีสำหรับ Workspace ที่มีสมาชิกไม่เกิน 15 คน ซึ่งสามารถสร้าง Task สร้าง Project ได้ไม่จำกัด แต่สำหรับบริษัทที่ต้องการสมาชิกมากขึ้น หรือต้องการสร้าง Private Team หรือ Private Project ที่เข้าได้เฉพาะสมาชิกใน Workspace ที่ได้รับเชิญเท่านั้น ก็จะคิดค่าบริการตามจำนวนสมาชิกครับ จ่ายเหมา 20 คนคิด $125 ต่อเดือน หรือจ่ายเหมา 40 คน คิด $334 ต่อเดือนครับ

สุดท้ายนี้ ถึงแม้ว่า 2 เครื่องมือนี้จะเทพ จะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นขนาดไหน เราก็ต้องคิดให้ออกอยู่ดีว่าจะให้เพื่อนๆ ในทีมมาใช้เครื่องมือใหม่ได้อย่างไร ถ้าเราอยู่ในระดับหัวหน้า ก็คงบังคับให้ใช้กันไม่ยาก แต่ถ้าอยู่ในระดับผู้ปฏิบัติงาน คงต้องชักแม่น้ำทั้งโลกเพื่อโน้มน้าวให้คุยงานในเครื่องมือเฉพาะที่เขาออกแบบเพื่อคุยงานเถอะ อย่าคุยกันในไลน์เลย มันเวียนหัว